Es importante presentar este listado en la inspección externa. Aquí se detalla a todos los productores asociados al programa de certificación indicando:
– Nombres y apellidos de cada uno, código del producto
– Número total de hectáreas de la unidad productiva o finca
– Número de hectáreas de cultivo orgánico
– Estimación de cosecha para la presente campaña

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En esta ficha se menciona a todos los que van a realizar la inspección interna. Pueden ser extensionistas, técnicos, promotores o productores líderes que hayan recibido la capacitación sobre normas de producción orgánica.

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Esta solicitud es realizada por el productor para solicitar su ingreso al programa de certificación. Esta se presenta con anticipación, adjuntando sus documentos de identidad y una copia de su título de propiedad.

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Cada organización debe elaborar sus propias normas internas para la producción orgánica, las mismas que deben ser conocidas y comprendidas por cada uno de sus socios, quienes a su vez están obligados a cumplirlas.

Estas normas internas, deben estar basadas en las normas válidas de BIO LATINA y en las normas internacionales y/o nacionales vigentes. A la organización se le da libertad de criterios para establecer sus causales y grados de sanción. Estas normas se deben entregar a todos los productores y ellos deben ponerlas en práctica.

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Este debe ser establecido entre la organización y cada uno de los productores miembros. En este documento se detallan los deberes y derechos de cada una de las partes dentro del Programa de Producción Ecológica de la organización. Dicho contrato debe reflejar lo exigido en las normas internas, siendo de renovación anual o indefinida. Hay que mencionar que el contrato es voluntario y no se debe de obligar al productor. Finalmente, ambas partes deben proceder a firmar el contrato o compromiso.

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En este documento se detallan los puntos resaltantes a tomar en cuenta en el proceso de certificación orgánica, dicho reglamento se tiene que cumplir en su totalidad.

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Esta ficha tiene la finalidad de conocer el estado inicial de los procesos productivos y antecedentes de gestión que posee la finca. Debe ser elaborada al inicio del programa de certificación para cada uno de los productores y se ha de actualizar todos los años o en caso de cambios que modifiquen la unidad. Debe ofrecer información sobre:

– Ubicación de la parcela
– Cultivos
– Crianzas
– Manejo y conservación del suelo
– Control de plagas
– Enfermedades y malezas
– Volúmenes esperados de cosechas
– Prácticas de beneficio de productos en campo, en la finca
– Aspectos de vivienda
– Personal contratado
– Aspectos contables (si se llevaran registros)

Para iniciar el proceso de certificación esta ficha es muy importante y deberá ser renovada cada dos o tres años. El llenado de esta ficha se debe realizar directamente con el responsable de la unidad productiva, que es el productor inscrito el programa de certificación. Aquí se debe detallar todo lo que tiene en la unidad; además, el encuestador debe realizar un recorrido de la unidad para verificar lo dicho. El productor debe ser sincero y veraz en lo que declare, ya que este formato será su diagnostico antes de iniciar el proceso de certificación.

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Aquí se detalla todo lo que hay en la unidad productiva: accesos, viviendas, cultivos, bosques, colindantes, norte magnético y otros.

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El cambio de una agricultura tradicional a una ecológica es un proceso que toma varios años, Por esta razón se debe programar una secuencia paulatina para cada productor, a fin de verificar año tras año los avances significativos en la propuesta agroecológica.

Así, cada año, los asesores técnicos y los responsables de la organización deberán elaborar un plan de conversión o de producción anual conjuntamente con cada productor. Este plan debe estar basado en las actividades necesarias para cumplir con la certificación.

Dicho plan tiene que especificar las áreas de terreno y las labores concretas que se deberán realizar. Por ejemplo, si el productor manifiesta que en el transcurso de una inspección a otra, va a sembrar a curvas a nivel, debe indicar cuántas plantas, en que área de terreno y en qué sector, detallando de la misma manera las otras actividades que vaya a realizar.

Este plan de producción debe estar acorde con la capacidad del productor para realizar labores específicas relativas al tema. Se debe de tratar en lo posible de cuantificar todas las actividades que se espera realizar. Este plan tiene que ser renovado cada año o cada campaña.

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El perfil de un productor orgánico, debe ser empresarial, por eso es necesario que cada productor lleve tres tipos de registros básicos, como mínimo:

Estos registros les permitirán a los productores calcular sus costos e ingresos reales, para determinar, al final de cada campaña, sus pérdidas o ganancias por cada cultivo, crianza u otra actividad que realice. Generalmente estos registros se llevan en un cuaderno simple, aunque es preferible que la organización, elabore un modelo de cuaderno de registros, para asegurar una mayor facilidad uso y formalidad del sistema. Es importante también que el productor conserve las boletas, facturas o recibos que obtenga luego de cada transacción comercial.

Estas fichas deben ser llenadas por algún miembro del equipo técnico de la organización con información sobre las actividades realizadas por cada productor en su fundo, mencionando claramente si cumplió o no con las actividades programadas en su plan de conversión o de producción anual.

Para el cumplimiento de esta labor, es necesario que se diseñe un sistema interno de asistencia técnica, en el cual se defina claramente a las personas que forman parte del equipo técnico, sus funciones y responsabilidades, la frecuencia de visitas a cada productor, el calendario y temario de los eventos de capacitación para los productores, entre otros puntos.

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Las fichas de inspección interna se deben elaborar anualmente para el 100% de los asociados al programa de certificación ecológica. Esta ficha, es una evaluación que se hace para saber si es que los productores cumplen o no con las normas de producción orgánica. Debe ser llenada por el técnico o promotor previa capacitación sobre normalización orgánica.

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En este formato se anotarán los productos que se utilizan o cómo realiza la limpieza de los almacenes y de los medios de transporte, tanto a nivel del sector como a nivel del productor.

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