La documentación debe ser tanto para el productor como para la asociación, cooperativa, empresa u organización. Cabe recalcar que hay documentos que se repiten, tanto para el productor como para el operador.
En primer lugar, para mayor orden, se recomienda que cada productor tenga una carpeta o fólder identificado con un código y/o su nombre, en el cual archive toda su documentación. Dichas carpetas deben ir ordenadas de acuerdo a la zona, comité, sector o caserío al cual pertenezcan los productores. Es importante que la organización cuente con planos y croquis de ubicación en la zona y de las parcelas involucradas en cada comité o sector.