Un Sistema Interno de Control (SIC) es un sistema simple de garantía de calidad que está documentado y le permite a la organización garantizar el cumplimiento normativo de cada uno de sus miembros. Asimismo, permite que una certificadora realice evaluaciones externas mediante un sistema de muestreo.

El SIC es una herramienta de mucha importancia tanto para el operador como para el productor por los beneficios que aporta a ambos.

Este sistema interno debe de ser manejado eficientemente por el equipo técnico o productores líderes de cada organización, previamente capacitados para dicha función, ya que de ella dependerá la sostenibilidad del programa de certificación orgánica.

Toda asociación, cooperativa, empresa u organización que agrupe a productores orgánicos y cumpla con los siguientes requisitos:

1. El grupo debe ser manejado como una entidad legal bajo una administración central uniforme y consistente.
2. Los productores deben implementar prácticas de producción en conjunto y emplear insumos que aseguren el cumplimiento normativo según el SIC.
3. Los cultivos y prácticas de producción deben ser uniformes y reflejar metodologías o procesos consistentes, incluyendo el uso de los mismos insumos.
4. La participación en el grupo está limitada a los productores que venden toda su producción orgánica a través del grupo.
5. Los productores certificados como parte del grupo no pueden obtener una certificación individual, ya que el grupo es certificado como una única unidad.
6. Los grupos de productores deben asegurar que todos los productores miembros entiendan la norma y la apliquen en sus operaciones correctamente, bien se trate de las normas locales, las de BIO LATINA, del NOP o de la Unión Europea.
7. Los grupos de productores deben llevar a cabo el procesamiento, distribución y sistemas de comercialización de forma centralizada.

Sí es obligatorio cuando el grupo desea que se le certifique en base a un muestreo. En este caso, el SIC garantiza el cumplimiento de las normas de producción ecológica en el 100% de la unidad productiva.

Un grupo de productores puede ser certificado sin el SIC solo si se inspecciona el 100% de los agricultores, siendo este un caso excepcional.

Aparte de las visitas de monitoreo y seguimiento que recibirán los productores durante el año, cada productor debe recibir por lo menos una visita de inspección interna para verificar el  seguimiento y evaluación del cumplimiento normativo. De manera similar a la inspección realizada por BIO LATINA, esta incluye el recorrido de áreas de producción, almacenes, revisión del plan anual de producción, áreas de beneficio, etc.

Para ello, la organización deberá contar con fichas de inspección interna, las cuales serán llenadas por los inspectores internos al finalizar el recorrido por cada una de los fundos.

Aparte de las visitas de capacitación interna, los productores reciben por lo menos una vez al año una visita interna de los inspectores internos del SIC para evaluar el cumplimiento normativo.

Una vez al año tambien reciben una visita de inspección externa de BIO LATINA. Durante esta visita se evalúa el SIC y por lo menos al 15% de los agricultores de la organización.

El porcentaje del muestreo depende de los factores del riesgo y del funcionamiento del SIC. Si la organización trabaja desde hace años sin problemas, el porcentaje de muestreo es pequeño, por el contrario, si el grupo tiene muchas no-conformidades en la última inspección o el grupo es nuevo, el porcentaje de muestreo es mayor, pudiendo ser desde el 15% hasta 100% de los agricultores.

Dependiendo del factor de riesgo de cumplimiento normativo se puede hacer además una inspección adicional por año.

En primera instancia, las inspecciones internas pueden ser realizadas únicamente por el equipo de asistencia técnica, pero la tendencia debe ser incorporar a corto plazo y cada vez en mayor medida, a los productores líderes y de conducta ejemplar, que seran los que verifiquen el SIC.

Las inspecciones internas deben ser realizadas por los propios productores, previa capacitación y acompañamiento por los técnicos de campo. Aproximadamente en un plazo de 2-4 años, los productores deben encargarse por completo del SIC.

Para evitar conflictos de interés, generalmente los extensionistas o productores se intercambian, según sea el caso, entre los diferentes sectores o caseríos.

Es decir, si un extensionista o productor es el encargado del sector A o vive en él, realizará la inspección interna a los productores del sector B; y el extensionista o productor del sector B, inspeccionará a los productores del sector C.

Al final de la inspección, los inspectores internos deben realizar una reunión de evaluación con los productores de cada caserío asignado.

La organización, debe establecer un comité de certificación interna o comité de control interno que evaluará la información presentada por los inspectores y emitirá los dictámenes o sanciones correspondientes por incumplimientos a la normativa según lo estipulado en el reglamento interno de la asociación/cooperativa/empresa/organización.

Tanto las reuniones y discusión de resultados en los sectores de base, así como la discusión de casos, acuerdos y sanciones tomadas por el comité certificador, deben quedar registradas en un cuaderno de actas o similar, ya que este documento será evaluado en la inspección realizada por BIO LATINA. Asimismo, cada año los productores sancionados deben figurar en una lista, donde también se debe indicar el motivo y la sanción impuesta.

La codificación ayuda tanto al operador como al productor a identificarse, de manera que sea posible realizar un seguimiento adecuado. Para determinar los códigos se recomienda considerar las iniciales del lugar, sector, caserío o distrito donde está ubicado el fundo del productor en vez de un número correlativo o de su número de asociado, ya que este puede cambiar.

Por ejemplo, si se tratara del siguiente productor:
Nombre del Operador: ECOCACAO (ECC)
Productor: Juan Pérez García (JPG)
Organización: La Villa (SAR)
Número de parcela: 045

El código puede ser uno de los siguientes:

ECC-JPG-SAR-045
ECC-SAR-045
ECC-JPG-045