Aceptación de presupuestos y firma de contratos
Una vez que usted aprueba la oferta económica, se firma el contrato de verificación (BB1-STB) y la adenda al contrato (BB2-STB). Adicionalmente, se le envía la factura para que la cancele.

Preparación para la inspección in situ
Una vez cancelados los costes de inspección, se acuerda la fecha de inspección. El inspector toma contacto con usted o el técnico a cargo de acompañar la inspección para determinar qué fincas se van a visitar y poder elaborar el plan de inspección (CF1-STB), el cual es consensuado entre BIO LATINA y el proveedor antes de realizar a la inspección.

Por otra parte, el proveedor debe entregar el código de seguridad 8 días antes de iniciar la verificación en campo, siendo requerimiento del programa la solicitud de la aplicación al SRV con la debida antelación antes de iniciar la inspección in situ.

Inspección in situ
En la fecha preestablecida, el inspector inicia la inspección in situ, generalmente con la inspección de la OAP (Organización de Apoyo al Productor) en el caso de fincas pequeñas.

Es recomendable realizar la inspección en tiempo de cosecha y que los productores tengan por lo menos tres meses de implementación de los criterios sociales, medioambientales económicos y agronómicos del programa.

Al iniciar la inspección se realiza la reunión de apertura, en la cual se determina la característica de la verificación y el itinerario de la misma.

Durante la inspección se evalúa el cumplimiento de los indicadores del programa a través del análisis documental, la observación y entrevistas.

Al finalizar la inspección se realiza la reunión de cierre en la que se da a concer qué indicadores del programa se han cumplido y cuáles no.

Conformidad con los resultados de la inspección
A los 30 días hábiles (o menos) después de concluida la inspección de campo, se entrega el reporte inicial de la verificación realizada.

Durante los 10 días siguientes a la entrega del reporte inicial, usted puede apelar o aceptar dicho reporte.

Con la aceptación del reporte inicial de los reportes de los productores, la aceptación de “en cosecha” y la aceptación de los volúmenes de producción, BIO LATINA le enviará el reporte final, el cual es enviado a Starbucks para ser evaluado. Starbucks se comunicará con el proveedor y le indicará el volumen aceptado, el estatus de su verificación y la vigencia de la misma.